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方便敏捷的公文管理系統

公文管理流程

公文是政府機關及大型企業推動事務、溝通意見的重要工具,因此公文本身是否能發揮功能,與行政效能有極密切關係。良好的收發文管理可以統一公文處理作業流程,避免文件積壓、增加行政效率。

公文處理過程可分為收文(創稿)、分文(交辦)、擬辦、陳核、批示、擬稿、會稿、核稿、判行、繕打、校對、用印、發文、歸檔等作業。在文件時程控管上則可以分為最速件、速件、普通件、限期公文、專案管制案件等種類。

透過 AgilePoint 流程管理平台將可為公文建立起良好的登錄制度,提供後續的統計分析與稽催之需要。在統計面質量並陳,針對數量統計每月創稿數、當月辦結件數等;在質量的部分則可以根據時效性執行統計,存查每件使用日數等。



流程與表單



流程功能

  • 整合郵件系統,可對陳核或送會逾時公文自動發出通知,提醒負責人員催辦。
  • 流程可透過時程控管元件,可掌控文件之限辦日期
  • 可針對每一公文的所有流程建立完整登錄,作為分析統計、稽催管理之依據
  • 精確掌握每一公文單一步驟及全部流程所使用的時間,並分析流程狀況,尋找瓶頸,建立最佳公文處理程序。
  • 結合組織架構模組,流程自動找尋承辦人員所屬主管,且平台可藉由組織本身的設定,建立完善的代理人制度,落實公文辦理效率。
  • 可統計公文時效、歸檔案件、收發文數量等,透過介面查詢入庫卷冊清單。


優勢及效益

  • 透過統一的平台,實施良好的稽催制度,掌握文書辦理期限與預計辦結日期,並且根據 AgilePoint 中 ViewProcess 的功能掌握每個處理過程的可使用時間。
  • 落實各層級人員處理公文的時效性,強化執行公文品質管理。
  • 結合 AgilePoint 流程引擎敏捷彈性的特點將可實現轉呈、會辦、跳簽、逐級簽核等複雜的簽 核情境,有效實現管理。
  • 可與微軟Office365及其它雲服務整合,可有效的執行權限控管,落實資安需求。
  • 可支援iPhone,Android 及微軟智慧型手機也支援各種品牌瀏覽器,方便旅行使用環境。