客戶行業介紹
一家在台灣深耕二十多年的著名文化教育公司,專門從事英語、日語及數學等相關的教學(包含網路線上教學及在電視媒體上開教學節目) 及教材(包含印刷及多媒體)的公司.因該公司產品包含許多不同的型態，所以該公司對於不同的產品,是由旗下不同的子公司負責行銷.為服務不同地區的客戶,所以除了台北總公司外,在台北、中壢、台中等地區,設立有地區服務壉點。
客戶環境及挑戰
該公司在行銷上主要是採取傳統的業務人員電話行銷,電視廣告及直銷等模式，因此有其獨特的銷售行為及業務人員不同的佣金計算方式，因此一般ERP的訂單系統無法滿足其需求.所以該公司針對自己需求也開發出其產業所使用的訂單系統,這個有自己資料庫的訂單系統被安裝在每一個地區各自的電腦主機上;但該公司在存貨及財務方面的運作,還是屬於一般正常作業，所以可以用市場上的ERP系統來處理.
該公司用的ERP是安裝在台北總公司的鼎新的ERP系統, 所以各地區有專線連接到台北總公司. 但是訂單系統與 鼎新ERP是屬於兩個異質系統,所以該公司面臨必須收到各地區的訂單資料後,再人工處理,敲打進鼎新的ERP系統, 如此除了無法即時處理又可能在處理過程中出錯外,各地區的業務人員，也無法掌握訂單出貨狀況，無法達成自動化的目的
該公司的訂單系統會根據不同的業務人員,產生相對應的訂單編號,可區分出公司、地區、人員並將訂單資料儲存在當地. 該公司希望能將各地區的訂單資料在該地區核准後,能主動的依據公司別,對應回寫到鼎新ERP系統的出貨及財務系統並在出貨後能主動通知業務人員.
AgilePoint面臨的挑戰及解決方案
AgilePoint 是一個高彈性的BPM 可以整合異質系統並做加值應用.所以該公司決定採用AgilePoint 去解決這個問題.
此客戶的應用對AgilePoint的Challenge如下：
客戶的一次性自動化系統須:
- 各地區的訂單資料庫如何整合應用到AgilePoint。
- 訂單資料裏包含三種資訊(一.)出貨資料，(二.)退貨資料，(三.)客戶付款資料。如何將訂單資料依據資料內容，判斷要給鼎新處理的類型及公司別，正確的同步寫入及更新鼎新出貨單、銷退單、帳務資料及客戶資料等。
- 業務可即時查看目前訂單的狀態。
- 系統能讀取鼎新資料並自動回覆出貨狀態，如完成出貨，則通知相關人員。
AgilePoint的解決方案
針對本需求對AgilePoint的四個挑戰,AgilePoint 的解決方案如下:
- 利用AgilePoint Event Service的 DataBase Insert功能來啟動AgilePoint的流程：由於AgilePoint使用的Protocol是MS SqlClient因此只要是AgilePoint可Connect 的MS SQL Server都可以觸發AgilePoint 的流程。
各地區訂單系統資料庫新增一資料表TvSaleTrigger在訂單核准後將訂單資訊同步新增到TvSaleTrigger裏，在AgilePoint Event Service->DataBase Insert依各地區資料庫設定監控的資料表為TvSaleTrigger，並將相關資料如訂單號碼、工號等資料在流程啟動時寫入AgilePoint 的CustomerAttribute裏。 - 資料同步界接流程：
由訂單編號可判斷地區別、公司別，因此由流程上依需求可由地區別取得連接訂單系統資料庫的ConnectionString，由公司別取得鼎新ERP資料庫的ConnectionString，將各功能需求使用Web Service元件，因此在討論流程的同時，就已將整個實際運行的邏輯設計完成，客戶只要據依WebService元件內容將相對應的程式碼設定上去即可完成，完成不需去修改鼎新系統的程式,維持了鼎新ERP系統的完整性。
- AgilePoint可以提供一個URL網路連結給該公司的訂單系統,所以該公司可以在其訂單系統上輕鬆的新增一個查詢功能，就可以Hyperlink 到AgilePoint->ProcessView，讓業務人員可隨時查看目前訂單的狀態。
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用AgilePoint新增一流程，這個流程會在鼎新出貨單完成後被觸發，目的是回饋資料給資料同步界接流程內檢查工作是否完成的WebService，因此資料同步界接流程會主動發出郵件通知相關人員。
案列效益說明
該公司的應用完成了End To End的自動化，由自行開發的訂單系統觸發AgilePoint流程將資料依邏輯正確的丟到鼎新ERP系統裏處理,完成出貨 ,再通知相關人員.
這個應用跨越了多地區(台北、中壢、台中)處裡多公司及多個資料庫，也完全不用變更到鼎新ERP系統的程式碼。AgilePoint同時提供了一個網路連結給該公司的訂單系統，以便業務人員查詢訂單狀況。 出貨完成時也會主動通知相關人員.
系統自動化後，訂單不但可以被即時處理，也達成了由訂單到出貨的一次性自動化，避免了中間人工處理可能犯錯的機會,大大增加了公司的效能及客戶的滿意度.